Cómo USE digitalizó el intercambio cultural y el entrenamiento profesional remunerado en Estados Unidos

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Intercambio fluido. La atención en línea agiliza y descomplica las labores de Universal Student Exchange. Trabajar en varios países de la región no es algo exclusivo de las grandes corporaciones: las pymes también pueden atender esos mercados si cuentan con un portal sólido y atractivo, tal como lo hizo U.S.E. (Universal Student Exchange).

Aquellos estudiantes que están interesados en trabajar de forma legal en Estados Unidos saben que en la página web de U.S.E. se encuentran los datos y formularios necesarios para postular a un puesto de trabajo. Y las empresas estadounidenses saben que, en el portal de U.S.E., pueden seleccionar empleados temporales latinos.

U.S.E. es una empresa peruana que ofrece a los estudiantes y recién graduados la oportunidad de realizar un intercambio cultural y prácticas profesionales en Estados Unidos. La empresa cuenta con seis oficinas en Perú, Argentina y Chile, además de representantes en Brasil y Ecuador. Y todo se tramita desde la página web.

Ven, claridad

Ya en 2002 tenían buena parte de sus procesos en línea, a través de un portal, pero no estaban contentos. Según explica Rafael Espinoza García-Sayán, gerente general de U.S.E., era un portal difícil de manejar para los empleados por la cantidad de filtros, y para los usuarios era muy complicado llenar los poco amigables formularios. Además, era necesario ir llamando a los inscritos para programar las entrevistas con los posibles empleadores, llenando a mano las bases de datos y elaborando los respectivos reportes a los contratantes.

En 2005 decidieron dar un giro completo al portal y buscaron un desarrollador que ayudara a crear una nueva forma de tramitar las solicitudes. Asimismo, crearon el cargo de «Product Manager de Tecnología» al interior de U.S.E. y le encargaron a dicha persona (Úrsula Espinar) la función de explicar al desarrollador cómo funciona el negocio y cómo deseaban que fueran cubiertos los procesos a través del portal.

El proyecto incluyó un desarrollo a medida del sitio web que informa sobre los servicios que ofrecen al público general y brinda servicios específicos a los usuarios del sistema —postulantes y empleadores— en una zona especial. En el caso de los postulantes, explica Rafael Espinoza, cuentan con «My USE account», una ventana en donde se les indica en qué etapa del proceso se encuentran, los pasos a seguir para postular a un empleo, los documentos a descargar y presentar, etcétera. Los alumnos tienen su perfil (CV), reciben mensajes, conocen y cumplen los requisitos para una postulación, y ven las fechas para entrevistas, para sacar la visa en la Embajada de Estados Unidos y todos los detalles sobre lo que deben hacer durante el viaje.

Cada tipo de usuario —agencia de viaje, empleador, postulante— tiene su propio módulo en donde puede solicitar la información que necesita para realizar sus procesos.

Con prontitud

«La ventaja de atender en línea a los postulantes es que todo se obtiene más rápidamente. Antes nos demorábamos tres semanas en llenar la base de datos; ahora esa etapa está disponible en minutos para todos los interesados», precisa Inurritegui. «Gracias a este nuevo sistema hemos ahorrado más de 10.000 horas/hombre durante el 2008», lo cual se traduce en un ahorro directo (25 % menos personal en temporada alta). «Prácticamente se paga solo», añade Rafael Espinoza, quien identifica mayor productividad en casi todas las etapas del proceso: registro, confirmación de fecha, trámites en embajada, etcétera.

El sistema se desarrolló usando PostgreSQL, un motor de base de datos de libre distribución orientado a empresas medianas y grandes, cuyo diseño permite mantener grandes volúmenes de información con muy buen rendimiento. Además, se utilizó el lenguaje PHP con tecnología Ajax bajo el estándar de programación orientado a objetos en tres capas: capa de datos, capa de objetos y funciones, y capa de interfaz web.

Para garantizar la seguridad de las operaciones, según Rafael Espinoza, se tiene un acceso restringido a los módulos y se cuenta con medidas de respaldo para salvaguardar la información a diario, en forma automática y periódicamente fuera del sitio, además de un monitoreo permanente al servidor para evitar caídas.

La información de cada participante se almacena en dichos sistemas y es compartida por todas las partes que interactúan con U.S.E. (participantes, empleadores, representantes, agencias de viaje, etc.), lo que permite ofrecer una mejor calidad de atención y una administración más eficiente, evitando la duplicidad del trabajo.